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浅谈如何改进企业综合办公室工作

发布时间:2017-09-12 10:33  金山网 www.jsw.com.cn 【字体:放大 缩小 默认

    无论在何种性质的企业中,办公室工作必不可少。它是一个综合部门,纵向要做好上情下达、承前启后;横向要做好协调督办、后勤服务,同时还要负责文件流转、档案管理、会议安排、业务接待、维修保障、综合管理等其他各项职能。综合办公室是联系同一单位各个部门之间的枢纽,也是与外单位沟通的重要渠道。所以,做好企业综合办公室工作举足轻重。这里,笔者结合自己实际工作经验,谈谈如何改进企业综合办公室工作,提高工作效率,促进企业发展,以抛砖引玉。

    首先,必须遵守三大原则。一是保密原则。保密性,也就是指内部信息不得外泄。既不得泄露给外单位,也不得泄露给不该知情的内部员工。综合办公室作为企业领导的综合办事机构,处在非常关键的位置,是重要的涉密部门。既要对本企业负责,又要协调各职能部门和员工。综合办公室全体人员应该提高对保密工作的认识,做到三不:不问、不说、不论。由综合办公室牵头,完善保密工作的组织机构,加强对保密工作的领导、管理和监督。制订保密规章制度,通过会议或文件形式,将规章制度下发,让每一个办公室人员熟知保密常识,在日常工作中时时提醒自己。随着办公自动化和专业办公系统的运用,保密工作的要求更加严格,办公室人员要谨慎使用计算机,妥善使用移动存储设备,不登陆不健康的网站,不安装来历不明的软件,不随意复印本单位的内部资料。办公室工作人员涉及最多的就是办公系统以及一些涉密纸质文件。这些文件必须要求有专人妥善保管,不经领导批准不得外传。加强档案管理,在调阅档案时要严格按程序办事,由专人调阅、复印、归还。二是准确原则。综合办公室是领导的左右膀,可以说,综合办公室工作的准确性,相当程度地证了领导工作的准确性,保证了领导工作的正常运转。综合办公室工作的准确性涉及到方方面面,比如,在制订规章制度或划分工作范围时,必须果断利索、清楚明白,不得拖泥带水;当领导询问某文件内容或某件事情处理结果时,要回答八九不离十,不得含糊;召开会议时,必须牢牢抓住会议重点,控制会场气氛;撰写会议纪要时,必须侧重反映,紧扣主题;在文件处理上,从上报到下发,从请示到落实,从标题到内容,一字都不得有误,确保其严肃性和权威性;对某事件的处理,必须正确领会国家方针政策,合法合理,不得偏差;帮领导出谋划策时,要结合不同情况,拿出合理性建议。总的来说,就是办事要稳,主意要实,处理要妥。三是快速原则。办事迅速是办公室的重要作风,就是要求工作及时、高效。一份文件一旦签定就开始生效,就有了它的生命周期,办公室人员必须在周期内尽快将文件办结,不拖拉、不延误。特别是会议通知,常常要求迅速接收、迅速处理,否则就会影响正常工作运转。

    其次,对综合办公室工作要进行有效计划。没有计划的办公室工作,经常搞得人晕头转向。年底,要总结一年来所做的工作,这样可以为次年合理安排工作计划提供参考。办公室工作一般来说是有规律可循的,除了日常工作外,每年的某个时段该做些什么事,如年初要召开全年工作大会。同时还要紧密掌握大局,了解全年市里、省里,甚至国家将有些什么大的活动,如今年将召开党的十九大等。结合这些,就可以超前谋划,制订有效计划,将工作做到主动、有节奏、有活力。

    第三,办公室工作要量化管理。办公室工作的量化管理需应用定性与定量相结合的原理和方法。衡量脑力劳动和体力劳动两者的比重,定性、定量相结合的分析方法可以避免机构臃肿、人浮于事、浪费时间的现象。定性,就是对人与事的特性进行鉴别和管理,定性分析带有较强的主观性。定量是通过一种数字符号显示人的功能特性或人的效率特性。同时,办公室工作量化管理也需进行测量与评定工作效率。对于办公室工作时间、业绩和贡献,需要全面确定行为价值。其次,就是掌握好动静结合的原则。具体可通过制定工作标准,制订工作定额的要求,对办公室工作分类。

    第四,权责相称并适当委派与授权。办公室工作中的通病就是事必躬亲。适当的委派,把某项任务以及完成任务的权力交给别人,让别人和你一起为实现某一目标而共同努力。授权就是把工作委托给胜任工作职责的那些人。必须授予足够的权力才能保证工作的完成。工作要出成果就必须互相了解。从上到下,权责关系必须清楚,这样才能贯彻全部职能,有效进行管理,尽可能减少任务的重复和交错现象,既可以节省时间,又可以使下属得到充分的锻炼。有些人从来就不去学习授权,却坚持要自己去处理琐碎的工作;有些人是把许多职责交给下级,却很少给予或根本不给权力。然而,办公室要想管理好,就要适当地授权,至少给予足够的权力,使工作完成,得以让骨干工作人员发挥主动性,并保证工作能够正常的进行。许多管理者不会授权,因为他们不能充分理解自己的作用,或者说,他们不相信下属的工作才能。作为管理人员,一定要让别人来分担你的工作。

    第五,综合办公室要会有效的人际沟通。企业的综合办公室,如同工作中的每个个体一样,都有自己的个性。在改进沟通上,一个行之有效的沟通会产生事半功倍的效果。沟通者不仅要关心选择合适的沟通手段,而且,要关心接受信息者的情感反应、态度和感觉。建立办公室管理者与下属之间的有效沟通是企业人际关系中最重要与亟需解决的问题之一。沟通不是一种由管理者到下属的单向通道,要能有效,必须是双向的。管理者与下属之间,管理者之间和下属之间还要有“通道”,双向沟通是许多单位成功的一个重要因素。在有效的双向沟通中起助手作用的是综合办公室,它起着“连接栓”的作用,是上、下沟通的主要渠道。办公室管理者必须小心地选择用于双向沟通的合适媒介,这种媒介能清楚地向接收者传输信息,而后者通过反馈将表明他们对信息内容有明确的理解并将采取预定的行动。

    总之,综合办公室工作需要有服务意识、参谋意识,需要有创新精神、奉献精神,需要处理好大局和局部的关系、内部和外部的关系,要增强素质,加强学习,这样,才能把企业综合办公室工作做得更好。(陈晓昱 谢志芳)

来源: 作者:  责任编辑:张明
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